如何用钉钉开一场高质量会议？

会议成本的惊人真相与钉钉的解决方案

日本的一项研究揭示了会议成本的惊人真相，超过半数的会议时间被浪费，这使得企业面临效率的巨大挑战。本文将探讨如何利用钉钉平台，通过全链路的解决方案，从会前准备到会后执行，提升会议的质量和效率，让每一次讨论都转化为企业前进的动力。

会议是企业中最昂贵的商业活动

会议是企业管理和决策的重要工具。无论是高层还是一线员工，都需要组织或参与许多会议。然而，会议也是企业中最昂贵的商业活动。日本一家公司提出的公式（会议成本 = 2S x Q x T）可以帮助企业量化会议成本，其中 S 为员工平均时薪的三倍，Q 为参会人数，T 为会议时长。以2023年中国规模以上企业就业人员年平均工资98096元为例，简单估算一下，一场有六人参加的一小时会议的成本大约是1711元。会议成本随着参与人数和会议时间的增加而成倍增长。

然而，研究数据表明，超过50%的会议时间其实都被浪费了。会议没有节奏，一小时的会议变成了无休止的马拉松；会议中充满了不同人的发言，却鲜少能达成共识；好不容易小编建议出会议小编建议，却没有制定行动计划。这样的会议不仅浪费了宝贵的时间，还让团队成员在日常工作中感到疲惫不堪。

什么是高质量会议

会议的核心在于讨论和决策。无论是2-3个人的小型碰头会，还是几百上千人的大型洽谈会，无论是单方输出的分享会，还是多方讨论的头脑风暴会，会议的核心始终是讨论和决策。

钉钉通过服务大量客户发现，许多企业在会议中产生了许多小编建议和决策，但却无法有效落地，这是会议质量低下的重要原因。我们认为，高质量会议的核心在于讨论的高效性和小编建议的有效性。不仅要在会议中提升讨论效率，还要在会后将小编建议执行落实，才能真正开好会。

用钉钉开一场高质量会议

为了帮助不同规模、不同行业、不同文化的企业从理论到实践切实落地高质量会议，钉钉打通了IM、日历、音视频、钉闪会和钉钉项目（Teambition），打造了贯穿会前、会中、会后的全链路高质量会议解决方案。

会前 | 有主题、有准备

1. 智能会邀，锁定最佳会议时间

组织者在钉钉日历发起会邀，根据参会人的日程忙闲情况，智能推荐最佳会议时间和空闲会议室，快速锁定最佳会议时间。

2. 会议模板，议题准备清晰有序

企业可根据实际情况配置会议类型，支持会议类型关联对应会议模板议程，通过模板规范企业会议流程。组织者为每个议题设置负责人和计划讨论时长，负责人在钉闪会中填写会议材料，将所有信息聚拢在一处，便于存档和回顾。

3. 划词评论，提前阅读聚焦重点

所有参会人在会前阅读会议材料，通过划词评论互动，快速聚焦重点问题，节省会中讨论时间。

会中 | 有纪律、有记录、有小编建议

1. 演讲计时，沉浸式讨论把控时间

开启演示模式，参会人自动跟随演讲者的全屏视角，模拟沉浸式投屏体验。倒计时提醒辅助组织者严格把控会议进程，避免会议超时。

2. 在线会议，字幕翻译提效异地协同

钉钉视频会议保障异地会议线上线下体验一致，线上参会人可实时查看当前演讲的议题，无缝加入讨论。自动字幕和多国语言实时翻译体验，让来自不同国家的参会人轻松参与讨论，确保信息交流准确高效，提升跨国会议的沟通效率。

3. 任务记录，责任到人分工明确

会议中产生的决策待办可以指派给具体执行成员并设置截止时间，确保每项任务都有明确的责任人，避免相互推诿。

4. 定稿分享，会议小编建议快速同步

会中达成的共识和小编建议沉淀到会议纪要中，支持会议纪要定稿不可编辑和发起审批。纪要文档可一键通过聊天分享给所有参会人，避免口头上传达导致的信息损耗风险。

会后 | 有跟踪、有结果

1. 会议督办，任务自动汇总便于跟进

会议过程中产生的所有待办项自动汇总至统一看板，避免遗漏。任务状态一目了然，可在一张表格中操作任务的创建、拆解、分配、执行和完成。

2. 任务提醒，多渠道触达执行人

会议结束后，日程中会显示待执行人处理的任务信息，提醒执行人按时完成。重要任务更新可同步到群聊和系统号，让所有人第一时间了解任务进展情况。项目日报可自动小编建议任务推进情况、逾期风险等重要信息。

3. 进展记录，管理者随时随地关注

会议决策任务化管理，依靠强大的任务引擎，任务字段灵活配置（添加备注、拆分子任务、上传交付文件、评论互动等），一张卡片汇总了所有待办信息，管理者在手机端也能实时掌握所有任务进展情况。

4. 升级项目实现系统化管理会议决策

对于重要的会议决策，可以通过钉钉项目（Teambition）落地。详细的项目数据报表、丰富的进展视图选择和完整的OPEN API开放能力将助力企业系统化管理、分析和跟踪会议决策的落地情况。

小编建议

高质量的会议能够提升信息传递、整合观点和实现科学决策，从而推动企业的发展。提高会议质量是每个企业面临的重要课题，而高质量会议的核心在于讨论的高效性和决策的有效性。钉钉提供的高质量会议解决方案，通过会前有主题、有准备，会中有纪律、有记录、有小编建议，会后有跟踪、有结果，帮助企业实现高效讨论和高效决策。